Perdemos muito tempo em entender o que era a informação digital para a
área do arquivo corrente e permanente. Neste quesito os bibliotecários
saíram na frente, com a figura da Biblioteca Digital passaram pela
grande tempestade e hoje já se mostram como profissionais da informação
aptos em gerenciar a informação digital de suas bibliotecas.
tire a mão daqui
Não tivemos um ‘Arquivo Digital’ ou algo do gênero. Tivemos um tal de
Repositório que pelo nome (sujeito a trocadilhos) afasta mais do que
agrega. Nada contra o português correto, mas no Brasil qualquer palavra
de duplo sentido é um perigo.
Perdemos muito tempo também com algo limitado e que não resolvia os
problemas de gestão, apesar da palavra gerenciamento fazer parte de seu
nome. O GED era o sistema que ia salvar a vida dos gestores de arquivos
privados e públicos e que canalizou muita verba nos anos 2000. Porém se
mostrou limitado. Face seu uso (imagens de documentos), face sua forma
de gerenciar (uma visão de “biblioteca” de documentos ao invés dos
princípios arquivísticos).
O GED embolou no meio do campo até que se deram conta que a
informação orgânica ia além da imagem (a maioria em PDF) do documento.
Assim o mercado resolveu criar o ECM que finalmente tratava todos
formatos de informação aplicando uma visão integrada de gestão, porém
esta não foi uma alternativa criada pelos profissionais de arquivo. Foi
mais uma solução dos órfãos do GED que viram que seus sistemas de gestão
de imagens não dava mais conta do mundo corporativo.
Só recentemente os arquivistas criam a figura do SIGAD (Sistema
Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos). Numa câmara técnica
esforçada, que busca agilizar os entendimentos do mundo digital da
informação, o CONARQ somente através da criação do E-Arq assumiu o
conceito de uma gestão arquivística através de ambientes digitais.
O mais interessante dessa criação é que não existe uma ferramenta
única (até pode existir se for a opção do gestor), mas a condição para a
existência do SIGAD é de fato a utilização de instrumentos de gestão
antes mesmo de um sistema informatizado. “O sucesso do SIGAD dependerá
fundamentalmente da implementação prévia de um programa de gestão
arquivística de documentos.” é o que diz o E-Arq quando fala no SIGAD.
Mais adiante, este mesmo E-Arq (que você pode conhecer aqui)
afirma que “O SIGAD é um conjunto de procedimentos e operações
técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos
processado por computador. Pode compreender um software particular, um
determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos
por encomenda, ou uma combinação desses.” Dessa forma conseguimos
entender que finalmente os arquivistas fizeram as pazes com a
tecnologia, podemos pensar na gestão sem ter que comprar uma nova
ferramenta tecnológica.
Então agora é bola pra frente, não é pessoal? Precisamos entender um
pouco mais de alguns elementos importantes para definir o SIGAD,
considerando que os instrumentos de gestão arquivísticos típicos (tabela
de classificação, temporalidade, arranjo, etc) já não sejam gargalos,
ou seja, já existam na prática. Estamos falando do ambientes digitais
que compõem este SIGAD e que este é um sistema desenvolvido para
realizar as operações técnicas da gestão arquivística de documentos.
O ponto de partida é: como o SIGAD apresenta a gestão de documentos
para o público e incorpora estas funções em sistemas já existentes. Aqui
temos de lembrar que um documento passa a ser oficial após “captura” do
sistema, ou seja, tenho que ter a possibilidade de ver este documento a
hora que preciso e quando eu quiser. Na prática, portanto, temos um
sistema capaz de capturar e iniciar o processo de “oficialização” do
documento. Hoje a maioria dos processos corporativos são realizados
através de workflows (fluxos de trabalho), vinculados a intranets. Aqui
já podemos imaginar que um dos passos deste fluxo é o registro (a
captura) no SIGAD.
A partir deste exemplo devemos imaginar que o SIGAD não deve ser
pensado à parte dos sistemas existentes e utilizados. Cada vez mais ele
deve estar vinculado às intrantes, portais corporativos e sistemas ERP. O
SIGAD tem a possibilidade de passar de um ambiente digital que possamos
comprar (uma tela de gestão do “GED”) para ser ações arquivísticas
integradas em ambientes digitais já existentes. Não podemos mais pensar
em nossa gestão arquivística como um novo sistema, devemos imaginar os
sistemas atuais agindo arquivisticamente, assim, todo mundo pode por a
mão no repositório e contribuir na prática para a gestão documental
arquivística através de sistemas informatizados.
Nenhum comentário:
Postar um comentário